DOCUMENTOS OFICIALES
La administración educativa requiere de la deliberación y toma de decisiones responsable en torno al ámbito escolar y su eficiente ejecución para promover el servicio educativo oportuna y eficientemente. La correspondencia es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares, o bien podemos decir que es le medio de interrelación entre personas, originado por diversos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, así: Comercial, diplomática, familiar y oficial.
Se denomina correspondencia Oficial, a la que trata de asuntos relacionados con el
Estado, ya sea está dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del
gobierno y entre funcionarios públicos. Entre los documentos más recurrentes podemos encontrar:
Solicitud
Una solicitud es un documento en el que se solicita formalmente algo, ya
sea de carácter académico, económico o institucional. En este sentido, el concepto
de solicitud es muy amplio, ya que podemos solicitar gran cantidad de asuntos: un
empleo, una indemnización, un aval bancario, una beca, etc. Redactar
adecuadamente una carta de solicitud formal, es indispensable para conseguir que
nos concedan lo que pedimos, si al contrario la carta está mal redactada, mal
presentada o realizada con el formato incorrecto, es muy probable que sea
rechazada.
Una solicitud debe incluir:
- Membrete (si se trata de una institución)
- Lugar y fecha
- Identificación de la persona (autoridad o subalterno) a quien se dirige, tomando en cuenta su título y cargo
- Saludo
- Cuerpo o contenido
- Despedida
- Firma, cargo y sello de quien lo dirige
Oficio
Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o
diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos o funciones.
Comunicación escrita sobre asuntos de una oficina pública. Escrito extendido para
comunicarse una autoridad con otras, diversos funcionarios entre sí o a subalternos
distintos a aquellos a quienes se les debe trasladar una orden o mandato.
Un oficio debe incluir:
- Identificación del documento: Oficio No. y referencias
- Lugar y fecha
- Identificación de la persona (autoridad o subalterno) a quien se dirige, tomando en cuenta su título y cargo
- Saludo
- Cuerpo o contenido
- Despedida
- Firma, cargo y sello de quien lo dirige
Circular
Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados. Carta
dirigida diversas personas para notificarles algo. Correspondencia que difunde
información de interés colectivo. Disposición de rango inferior dentro de la jerarquía
normativa, por debajo de la Ley, el Decreto y la orden o Acuerdo Ministerial, que
regula generalmente, aspectos organizativos o internos de una materia.
Una circular debe incluir:
- Encabezado con la palabra CIRCULAR y a la par el número correlativo.
- Fecha
- Indicación de destinatarios, o sea las personas que deben enterarse y acatar su contenido.
- Texto con el asunto o contenido.
- Firma y sello de la autoridad que la extiende. (En original, para constancia de su autenticidad).
Memorándum
Documento que se utiliza para hacer un recordatorio individual o
colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos o proponer
de nuevo alguna cosa. Instrumento donde se anotan las acciones que deben llevarse
a cabo en determinada ocasión o día. Donde se recapitulan hechos y razones para
que se tengan presentes en un asunto importante o grave.
Un memorándum debe incluir:
- Identificación del documento
- El membrete de la institución o empresa
- La palabra MEMORANDO, escrita o impresa en mayúsculas, al centro de la hoja
- Número de referencia o código de la dependencia (si lo hay), y el número correlativo de documento y seguido de un guion, el año.
- A: El destinatario (nombre y cargo o dependencia a donde se envía).
- De: Remitente (nombre y cargo o dependencia).
- Asunto: Debe escribirse con mayúsculas y seguido de dos puntos, en forma resumida y clara, la información que se quiere proporcionar. • Fecha (lugar, día, mes y año) en forma resumida y clara
- Cuerpo del memorando o texto.
Providencia
Prevención, preparativos de lo necesario o conducente a un fin o
logro. Medida o disposición que se toma para remediar un mal o daño. Resolución
judicial no fundada expresamente, que decide sobre cuestiones de trámite y
peticiones secundarias o accidentales.
Una providencia debe incluir:
- Encabezado: Identifica a la oficina administrativa o institución que la formula. Va incompleta la primera palabra, omitiéndole la primera sílaba, escrito todo con mayúsculas. Seguidamente se escribe el nombre del lugar, municipio, departamento y fecha escrita con letras.
- Asunto: Es un resumen de la situación, se escribe a partir del centro de la hoja, en minúsculas y a renglón cerrado, a cuatro espacios del encabezado. Se escribe el nombre del solicitante, cargo, dependencia donde labora, motivos que expone y la petición presentada. Si el solicitante no labora, se anotan sus datos generales.
- Número de Orden de la providencia: se anota al margen izquierdo de la hoja. A la par del número, se anotan las referencias en letra mayúscula las siglas del jefe y separadas con diagonal y en minúsculas las de la secretaria.
- Orden, decisión o disposición de lo que procede: Autoridad a quien se dirige la providencia y su sede. Opinión, decisión o disposición favorable o desfavorable de la autoridad que la emite (trasladar, agregar, a los antecedentes, archivos, etc.).
- Firma, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que la dicta.
- Sello de la institución.
Acta
Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos
ocurridos considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de
una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió. También se llama así el documento
privado en que se deja constancia de un hecho o de lo tratado y resuelto en las
reuniones de sociedades y asociaciones, que tienen que llevar, a veces de modo
obligatorio, el llamado libro de actas.
Un acta debe incluir:
- Introducción o encabezamiento, se deja constancia de los siguientes datos: Número de Acta: debe ser correlativo y se le agregan las dos últimas cifras del año que corresponde.
- Nombre del lugar, municipio y departamento, hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión. Todo con letras.
- Sede o local donde se realiza la reunión o donde sucede el hecho.
- Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son numerosos los participantes, se especifican únicamente los nombres y apellidos; los cargos de las personas que dirigen, y se identifica al resto como un grupo, ya sea de vecinos, padres de familia, etc.
Certificación de acta
Es un documento por medio del cual se da fe de tener a la vista constancia escrita del
acta. Se puede certificar también oficios, telegramas, conocimientos, etc. Testimonio o
documento justificativo de la verdad de algún escrito, acto o hecho. Acto por medio del
cual una persona da fe de algo que le consta.
Una certificación de acta debe incluir:
- Encabezado: Se escribe con letras mayúsculas para resaltar. Se anota quien certifica el documento, tipo de documento, libro, folio y número.
- Contenido: Se transcribe en forma literal o en su defecto, sólo en su parte conducente según el caso.
- Cierre: Se anota lugar y fecha. Condiciones de la certificación: hoja, sellos, firmas.
- Firma, nombre y apellidos de quien certifica y sello respectivo.
Dependiendo del trámite que se realice, la certificación debe ser refrendada (Por lo general
hace mención a la aprobación de un documento por parte de un individuo facultado para ello.) con el
Visto Bueno de la autoridad competente.
Conocimiento
Es un documento que se realiza para dejar constancia de algún
suceso, es muy utilizado cuando se hacen visitas, o cuando se entregan
documentos, u otros objetos, para dejar constancia por escrito y tener un respaldo en
futuras ocasiones.
Un conocimiento debe incluir:
- Lugar y fecha
- Nombre de quien recibe.
- Descripción de lo recibido.
- Nombre y firma del receptor
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